Huishoudelijk reglement Tennisvereniging Timmersweide
Rechten en verplichtingen der leden
Artikel 1 Baanreglement
De leden zijn verplicht zich te houden aan het geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen.
a. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding en schoeisel te dragen.
b. Op de website zullen aankondigingen plaatsvinden over het niet beschikbaar zijn van de banen in verband met toernooien en dergelijke.
c. Indien een lid op een bezette baan wil spelen, dan dient hij / zij “af te hangen” door middel van het digitale afhangbord. Na het spel worden de gravelbanen geveegd door de spelers.
d. Indien er geen vrije baan beschikbaar is en meerdere teams willen spelen dan geldt voor een enkelspel een half uur speeltijd en voor een dubbelspel drie kwartier speeltijd.
e. Introducés mogen alleen na toestemming van een bestuurslid op de baan spelen. Het aantal keren spelen is per introduce beperkt tot 3 per seizoen.
f. De laatste persoon, die het park verlaat heeft de volgende handelingen te verrichten:
• Controleren of er niemand meer aanwezig is;
• Controleren of alle lichten uitgeschakeld zijn en geen onnodige verwarming aanstaat;
• Het paviljoen inclusief kleedkamergedeelte af te sluiten;
• Het hek afsluiten met de sleutel;
Artikel 2 Contributie
Op de hoogte van de contributie en de wijze waarop deze wordt voldaan zijn de volgende bepalingen van toepassing.
a. De hoogte van de contributie voor het verenigingsjaar wordt jaarlijks bij de Algemene Ledenvergadering vastgesteld. Op de site wordt de actuele hoogte van de contributie gepubliceerd.
b. De contributie wordt via de KNLTB of via automatische incasso geïnd. Alle leden dienen ervoor te zorgen dat de penningmeester hiertoe een machtiging ontvangt.
c. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering bepaald. Ten einde de contributie aan de kostenontwikkeling aan te passen kunnen in beginsel bovengenoemde bedragen jaarlijks worden geïndexeerd conform het algemene inflatie indexcijfer zoals dat door het Centraal Bureau voor de Statistiek is vastgesteld. Het bestuur kan een dergelijk voorstel voorleggen aan de Algemene Ledenvergadering.
d. Indien het voorstel van het bestuur inzake de hoogte van de contributie voor het betreffende verenigingsjaar niet door de Algemene Ledenvergadering wordt aangenomen, zal de contributie gelijk blijven aan de contributie geldend voor het voorgaande verenigingsjaar.
e. Het betaalverzoek aan alle leden vindt plaats in het eerste kwartaal van het jaar. Op verzoek kan er in vier termijnen worden betaald, de administratiekosten zijn voor rekening van het lid. De kosten hiervoor worden vastgesteld door het bestuur
f. Het bestuur zal aan de leden die niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen welke uit het lidmaatschap voortvloeien. Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.
g. Een gezin is ten hoogste de contributie verschuldigd voor 4 leden. Voorwaarde hierbij is dat deze
leden bij aanvang van het verenigingsjaar op hetzelfde adres woonachtig zijn. Voor bepaling van de hoogte van deze gezinscontributie zijn de leeftijden van de 4 oudste gezinsleden bepalend.
Artikel 2a Aanmelden en mutaties
Het voorgeschreven inschrijfformulier dient volledig te worden ingevuld. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand. Bij het opslaan en verstrekken van persoonsgegevens wordt de AVG wetgeving in acht genomen.
De leden zijn verplicht wijzigingen schriftelijk door te geven aan de ledenadministratie. Bij voorkeur per email aan”ledenadministratie@timmersweide.nl”. Dit betreft wijzigingen: woonadres, mailadres, telefoonnummer en bankrekeningnummer.
Artikel 2b Verenigingsdiensten
Elk senior lid zet zich d.m.v. een vrijwilligersdienst in voor de vereniging of koopt het af. De omvang (aantal dagdelen) en het afkoopbedrag wordt door de ALV jaarlijks vastgesteld. Voor leden met de leeftijd 75 of hoger geldt een vrijstelling.
Artikel 2c Opzegging van het lidmaatschap
Het lidmaatschap dient voor 1 december schriftelijk van het lopende verenigingsjaar opgezegd te worden.
Opzegging kan via mail naar ” ledenadministratie@timmersweide.nl” met hierbij een reden van opzegging.
Vergaderingen
Artikel 3 Frequentie
De vergaderingen van het bestuur worden maandelijks gehouden of vaker indien de voorzitter of tenminste twee bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 4 Oproeping
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van een uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste 3 dagen vóór de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste twee bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf bevoegd om een vergadering te houden.
Artikel 5 Agenda
De agenda van de Algemene Ledenvergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending van de uitnodiging door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend. Alle agenda punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk aan de orde zijnde agendapunt mag een lid (mits ondersteund door tenminste vier andere leden) mondeling met een voorstel komen. Behalve als het de hoogte van de contributie betreft.
Artikel 6 Kandidaten
Kandidaatstelling voor een door de Algemene Ledenvergadering te verkiezen functionaris gebeurt door het bestuur en/of door tien seniorleden, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur gebeurt, nadat het bestuur er zeker van is, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden gebeurt door middel van inlevering bij de secretaris van een schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat ondertekend door 10 stemgerechtigde leden, uiterlijk zeven dagen voor de Algemene Ledenvergadering.
Artikel 7 Stemming en besluitvorming
a. Indien leden dit wensen kan er over een voorstel worden gestemd. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat zijn, dan moet er gestemd worden.
b.Stemming over personen gebeurt door middel van gesloten briefjes. Ongeldige- en blanco stemmen worden niet meegeteld. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
c.In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de Algemene Ledenvergadering kan slechts een persoon worden gekozen, die kandidaat is gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Commissies en afdelingen
Artikel 8 Benoeming commissies Algemene Ledenvergadering
De Algemene Ledenvergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, maar binnen de gestelde bevoegdheden. De commissies blijven altijd verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies – met uitzondering van de kascommissie- kunnen altijd door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Artikel 9 Kascommissie
De kascommissie, bestaande uit twee leden, wordt benoemd voor twee jaar. Er wordt een plaatsvervangend lid benoemd, die bij uitval van een van de commissieleden deze kan vervangen. Dit plaatsvervangende lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de Algemene Ledenvergadering worden benoemd tot lid van de kascommissie. Deze vervangt de persoon die het langst in de commissie heeft gezeten.
Artikel 10 Commissies van bestuur
Door het bestuur worden commissies aangesteld, Een overzicht van de taken van deze commissies is opgenomen in separate commissiehandboeken.
Besluitvorming van het Bestuur
Artikel 11 Vergaderorde
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Deze persoon kan echter altijd als zodanig aftreden. Het bestuurslid is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen en mag hier het woord voeren en stemmen. Ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend.
Artikel 12 Plaatsvervanging bestuursleden
In de eerste vergadering van het bestuur na de Algemene Ledenvergadering wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij afwezigheid van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij afwezigheid van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende afwezigheid van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur.
In geval van blijvende afwezigheid van alle bestuursleden gaan de bevoegdheden over nar de continuiteitscommissie
Artikel 13 Schade
Schade aan de vereniging of haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of gedeeltelijk op dat lid worden verhaald.
Artikel 14 Penningmeester
De penningmeester is zelfstandig bevoegd om betalingen tot € 4.500, = euro te verrichten. Daarboven is hij instemming nodig van andere bestuursleden.
Verplichtingen van het Bestuur
Artikel 15 Administratie
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a.Namen en adressen van de leden
b.Presentielijsten en notulen van alle Algemene Ledenvergaderingen; c.De bezittingen en schulden van de vereniging.
Artikel 16 Aansprakelijkheid van het bestuur
Ter bescherming van de belangen van de leden van het bestuur zal de vereniging een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afsluiten. Vanwege praktische overwegingen is de verzekering van toepassing op zowel het bestuur van TV Timmersweide als het bestuur van Stichting Exploitatie Tennispark Holec.
Elke bestuurder is tegenover de stichting gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Indien het een aangelegenheid betreft die tot de werkkring van twee of meer bestuurders behoort, is ieder van hen voor het geheel aansprakelijk ter zake van een tekortkoming, tenzij deze niet aan hem is te wijten en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden.
In dit kader vrijwaart TV Timmerweide haar bestuursleden jegens aanspraken van derden tenzij deze aansprakelijkheid voortvloeit uit opzet of bewuste roekeloosheid.
Slotbepalingen
Artikel 17
In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Aldus vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op …..
